Le secrétariat externalisé, une aubaine pour le dirigeant

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     12/02/19    

Le dirigeant n’a guère le temps de s’occuper des tâches administratives, surtout celles qui sont répétitives. On le sait, elles sont oh combien chronophages ! Avoir une assistante à plein temps pour une jeune entreprise peut être trop onéreux et ne correspond pas forcément aux besoins de l’entreprise. Le secrétariat externalisé est-il une aubaine ?

Le secrétariat externalisé, kesako ?

Le secrétariat externalisé permet au dirigeant de se faire assister dans de multiples tâches qu’il va sélectionner selon ses besoins :

·          la permanence téléphonique (la prise de rendez-vous, le filtre de tous les    appels entrants, les différentes demandes, la prise des messages …)

·          la transcription de comptes rendus 

·          l’établissement et suivi des devis et factures

·          la relance des impayés

·      la gestion du courrier (tri du courrier, traitement du courrier, classement du courrier, rédaction de courriers )

·          la réalisation de bases de données…

Bref la liste est loin d’être exhaustive.

Quelles sont les 5 raisons de faire appel au secrétariat externalisé ?

Raison 1

L’entrepreneur, expert dans certains domaines, qui sont le socle de la croissance de l’entreprise, n’a pas les compétences d’une assistante ou le temps suffisant pour gérer certaines tâches.

Raison 2

L’entrepreneur n’a pas la trésorerie pour embaucher un collaborateur à temps plein.

Raison 3

L’entrepreneur n’a pas le volume de travail suffisant pour embaucher un collaborateur.

Raison 4  

L’entrepreneur ne veut pas investir de temps pour recruter un collaborateur. Il veut se consacrer à la croissance de l’entreprise.

Raison 5

L’entrepreneur doit faire face à un surcroît temporaire d’activité ou doit remplacer salarié absent.

A savoir

Le prestataire intervient à la demande de l‘entrepreneur, et notamment dans le cadre des urgences qu’il peut rencontrer et il peut le faire avec son propre matériel informatique qui n’oblige pas l’un jeune entrepreneur à investir et donc réaliser un véritable gain financier.

Les prestataires peuvent être des micro entrepreneurs qui interviennent à distance ou sur le site de leurs clients mais se doivent de respecter les règles de confidentialité.

Télétravailler en plein désert ...

Par andt dans Accueil le 5 Avril 2017 à 17:09

Le 05 avril 2017 - Si votre chef vous prie d'aller télétravailler en plein désert, sachez que ça fonctionne.

Lillois de 58 ans, PDG de timbropresse (qui édite Timbres magazine) Monsieur Toulemonde s’en est allé, vivre seul 40 jours dans le désert d’Oman avec deux PC, et l’ambition de continuer de gérer son entreprise à distance. Il serait facile d’écrire qu’il est timbré, mais je ne le pense pas, enfin pas totalement, je m’explique.

Voilà un homme probablement intelligent, qui était déjà allé vivre seul sur une ile déserte en Indonésie pour prouver qu’il est possible de télétravailler même dans des conditions extrêmes. Très bien et finalement pourquoi pas ? Sauf que pour la presse c’est devenu un vrai sujet. Le risque ? Donner au télétravail une nouvelle fausse image.

Ce qui est plus difficile à comprendre, sont ses déclarations à la presse. Il fait très chaud. OK. Il a soif. OK. Mais bon téléphoner au médecin pour savoir s’il peut boire de l’eau chaude ... se plaindre de la chaleur et raconter que son pc allait fondre quand il fait 40° en plein soleil sont des remarques dignes d’un voyageur ... très débutant.

Son équipement de base n’est pas vraiment portable, deux panneaux solaires, un téléphone satellite et deux ordinateurs.

Tout voyageur un peu expérimenté, se prépare un minimum à l’avance pour s’aventurer dans ces endroits. 40° c’est une température normale dans de nombreuses régions du Monde (et même chez nous certaines années). Alors dire que l’un des PC avait failli fondre, c’est sans doute spectaculaire mais pour le moins exagéré.

Comme je suis allé non seulement dans les iles du côté de Sumatra et dans quelques déserts africains je suis moins sensible à ce que rapportent les journalistes qui couvrent son expérience. J’ai vu un peu partout autour du monde des PC fonctionner dans des conditions extrêmes. Le long des pistes au Sénégal par exemple. J’ai également vu un technicien réparer un pc en pleine journée sous le soleil d’Égypte, assis simplement sur les marches d’un escalier de pierres à proximité des Pyramides. Alors, chaleur, vent brûlant, hygrométrie pesante sont les données normales dans ces contrées.

S’il veut démontrer que l’on peut télétravailler de partout et dans des conditions extrêmes, le défi du télétravail poussé à son paroxysme, c’est un peu loupé.

Le télétravail, c’est le travail à distance. Il n’est pas nécessaire d’aller si loin pour démontrer que ça fonctionne. Et même, qui va véritablement aller télétravailler dans le désert ?

Tous les techniciens de l’extrême savent communiquer, qu’il s’agisse d’un cosmonaute d’un technicien d’une plate-forme pétrolière ou un Ingénieur basé en antarctique.

Bref, que veux nous démontrer exactement ce Monsieur ? Personne ne sait vraiment, sauf que le coup du télétravail ça ne fonctionne vraiment pas pour ceux qui savent un peu de quoi il retourne. Alors ? 40 jours loin de chez lui ? C’est exactement la même durée que Koh Lanta, sans les épreuves mais avec du riz.

Pourquoi le désert d’Oman ? J’ai lu il y a très peu de temps un article qui expliquait que l'Arabie Saoudite veut créer, grâce au télétravail, jusqu'à 141.000 postes pour les femmes à l'horizon de 2020. Le royaume ambitionne de porter la proportion des femmes au travail à 28%, contre 23% en 2016. Alors il suffit de regarder la carte pour comprendre. Serait-ce là la vraie motivation de ce chef d’entreprise ? Il avoue juste vouloir écrire un livre.

Gérard VALLET

Bien que l’activité de secrétariat soit arrivée à maturité depuis plusieurs années, le secteur est dynamisé par les autres services, notamment les centres d’appel qui sont en pleine expansion. Dans son ensemble, le secteur bénéficie d’évolutions favorables :

- l’évolution des technologies facilite le travail à distance, opérationnel dans des domaines de plus en plus variés : secrétariat, interprétariat, comptabilité, gestion d’activités administratives (préparation de bordereaux, gestion des paies, gestion des stocks…), micro-édition, dessin industriel, reprographie…

- les petites entreprises libérales et artisanales sont à la recherche de niches d’économies sur les coûts fixes administratifs et de flexibilité dans l’organisation du travail.

- les PME et PMI s’orientent de plus en plus vers la sous-traitance de tâches administratives en vue d’améliorer la productivité de leurs effectifs.

Bien que le contexte et les perspectives du secteur soient très favorables, il subsiste encore des freins à une expansion plus forte. Les principaux sont d’ordre culturel (manque de connaissance des potentialités technologiques, suppression du lien de subordination) et organisationnel (problèmes de responsabilité, de confidentialité…).

Tendances

Les entreprises de secrétariat et travail à façon doivent continuer à se développer. Toutefois, le rythme de développement devrait être plus lent que les évolutions technologiques en raison des délais de mise en place de nouveaux modes d’organisation dans les entreprises. Certains secteurs (vente, télé-accueil, télé-service…) et une clientèle nouvelle (banques et assurances notamment) ont également des besoins croissants à satisfaire.

(1) Source : INSEE, démographie des entreprises et des établissements 2016 - champs marchand non agricole, Stocks d'entreprise au 1er janvier 2016.

(2) Source : INSEE, ESANE.

(3) Source: INSEE, Bulletin statistique.

Chaque fin de mois, les statistiques du chômage tombent comme un coup de bambou. En creux, des pans entiers d’activités fondent comme neige au soleil, sous l’effet de quelques grandes tendances – crise, délocalisation, tertiarisation, dématérialisation, besoin de qualifications accrues.

En s’appuyant sur les études officielles, notamment celle de la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail (Dares), francetv info a listé dix métiers en déclin.

1Secrétaire

Voilà un emploi qui fait fantasmer le cinéma plus que les médias : un plan social silencieux a fait disparaître 104 000 emplois de secrétaire de 2000 à 2010, et en détruira 44 000 de plus d’ici à 2020, selon un document du ministère du Travail.

Les mille et une applis (ou logiciels) permettant de gérer agenda et emploi du temps ont pris la place de l’être humain, et le cadre incapable de taper sur un clavier fait désormais figure de dinosaure.

La qualification ne garantira pas la survie : mille emplois de secrétaire de direction vont être supprimés à l’horizon 2020.

Après l’ère des grandes concentrations verticales et de l’entreprise « couteau suisse », les compagnies se sont attachées, au cours de dernières décennies, à se recentrer sur leur cœur de métier, confiant à d’autres le soin de réaliser les tâches considérées comme périphériques. Il s’en est ensuivi une réorganisation radicale de la production, mais aussi un bouleversement des relations de travail et du marché de l’emploi.

Externalisation et croissance

L’expert en management Kate Vitasek analyse dans un récent article l’utilité de l’externalisation à la lumière de la théorie de la croissance de Robert Solow. Dans ses articles fondateurs de 1956 et 1957, qui lui ont valu le prix Nobel en 1987, le célèbre économiste identifiait le progrès technologique comme le principal facteur de croissance à long terme. Il observait qu’entre 1909 et 1949, la productivité du travailleur américain avait doublé, et calculait que les sept huitièmes de cette augmentation provenaient du changement technique. Cette expression, « changement technique », est à prendre dans son sens le plus large : elle recouvre aussi bien l’amélioration du niveau de formation des salariés que l’optimisation de l’organisation.

La leçon tirée par Kate Vitasek de cet acquis théorique, c’est que l’essentiel des gains de croissance à attendre d’une externalisation proviendra de l’innovation organisationnelle, et non de la baisse des coûts salariaux.

Une externalisation réussie suppose donc que s’instaure un partenariat dynamique, une forme de synergie, entre l’entreprise donneuse d’ordre et son prestataire ; une relation qui implique à son tour de nouvelles façon de travailler pour les salariés concernés.

Les motifs de l’externalisation

Ce constat est en partie corroboré par cette enquête de la Cegos sur les stratégies d’externalisation des entreprises françaises. Parmi les plus de 8 entreprises sur 10 qui ont déjà externalisé une ou plusieurs fonctions :

près de la moitié justifient leur décision par le souhait de réduire les coûts ;

mais 2 sur 5 mentionnent également le souci d’efficacité, et la même proportion invoque le recentrage sur le cœur de métier ;

36% évoquant le manque d’expertise en interne.

Ces deux derniers points sont clairement des motivations d’ordre organisationnel. A noter que les entreprises interrogées dans les 8 pays d’Europe de l’Ouest et du Nord dans cette étude d’IT Sourcing Europe (consacrée à l’outsourcing informatique) répondent de façon analogue : la réduction des coûts vient en premier (sauf en Norvège), puis les gains liés à l’organisation de la production.

Enfin, les entreprises françaises qui choisissent de ré-internaliser – comme une sur cinq déclare l’avoir déjà fait – invoquent prioritairement la mauvaise qualité de la prestation et l’augmentation des coûts. Un chiffre qui renforce l’idée qu’une externalisation réussie suppose un vrai travail partenarial qui ne se réduit pas à une simple équation salaires contre prix de la prestation.

Externalisation et innovation

Une autre étude, conduite par Cognizant et Warwick Business School (commentée ici), apporte un éclairage européen.

70% des 250 cadres dirigeants de grandes entreprises européennes interrogés estiment que l’externalisation de fonctions s’est traduite par des innovations créatrices de valeur pour l’entreprise. Pour autant, seuls 35% admettent avoir pu mesurer concrètement cet effet. La moitié d’entre eux seraient prêts à payer davantage leurs services externalisés pour bénéficier d’un processus régulier d’innovation mis en place avec les prestataires.

Pour Ilan Oshri, spécialiste de l’outsourcing et professeur, notamment, à la Warwick Business School, « le monde du travail de demain sera gouverné par les modèles économiques de nouvelle génération, où des équipes réparties dans le monde apporteront leur expertise, facteur de meilleur rendement, d’innovation et de plus grande réactivité au changement ».

Julia Kotlarski, professeur dans cette même école, renchérit : « les relations d’externalisation modernes peuvent apporter bien plus qu’une simple réduction des coûts. Capitaliser sur une expertise de premier ordre et une expérience acquises dans le cadre d’autres missions permet de développer de nouvelles structures d’équipes collaboratives virtuelles, afin de mobiliser les talents les plus pertinents sur chaque projet ».

Si l’externalisation est parfois analysée (notamment par l’économiste Pierre Veltz) comme un facteur de stress et de précarité supplémentaire pour les organisations et leurs salariés, elle peut également être utilisée comme un puissant levier de valorisation des talents.